Como fazer mensagem automática no WhatsApp (passo a passo)
Resposta rápida: para fazer mensagem automática no WhatsApp, instale o WhatsApp Business (gratuito), abra Configurações, entre em Ferramentas comerciais e ative a Mensagem de saudação e a Mensagem de ausência. Você escreve o texto, escolhe quando ele será enviado e salva. Leva uns cinco minutos.
O WhatsApp comum não tem esse recurso. Se você usa o aplicativo pessoal para atender clientes, o primeiro passo é migrar para o WhatsApp Business, que permite manter o mesmo número e as conversas.
Passo a passo no WhatsApp Business
- Baixe o WhatsApp Business na loja de aplicativos do seu celular.
- Confirme o número do seu negócio e restaure as conversas, se quiser manter o histórico.
- Preencha o perfil: nome, endereço, horário de funcionamento e descrição.
- Abra Configurações e toque em Ferramentas comerciais.
- Escolha Mensagem de saudação ou Mensagem de ausência.
- Ative a opção, escreva o texto, defina para quem e quando enviar, e salve.
Mensagem de saudação
Ela é enviada quando alguém manda a primeira mensagem ou volta a falar com você depois de um tempo parado. Serve para dizer que você recebeu o contato e orientar o que a pessoa deve fazer a seguir.
Mensagem de ausência
Ela é enviada fora do horário de atendimento ou quando você está ocupado. Você pode programar para todo o tempo, para um horário personalizado ou só fora do expediente que cadastrou no perfil.
Respostas rápidas
Também em Ferramentas comerciais, as respostas rápidas guardam textos que você usa muito, como endereço, preços ou formas de pagamento. Aqui não é totalmente automático: você digita uma barra e um atalho, e o texto aparece pronto para enviar.
Como escrever uma mensagem que funciona
- Seja curto. Quem escreve no WhatsApp quer resposta rápida, não um texto longo.
- Diga quem é você. Cite o nome do negócio logo na primeira linha.
- Informe o horário. Se está fechado, avise quando você volta a responder.
- Peça uma ação. Pergunte o que a pessoa precisa ou peça que ela já diga o serviço e o melhor horário.
Exemplos de texto
Adapte as palavras ao seu jeito de falar. Alguns modelos:
- Saudação (barbearia): Olá! Você falou com a Barbearia Central. Diga o serviço que quer e o melhor dia e horário, que já te respondemos.
- Ausência (clínica): Olá! Nosso atendimento funciona de segunda a sexta, das 8h às 18h. Deixe seu nome e o motivo do contato que retornamos no próximo dia útil.
- Ausência (restaurante): Oi! No momento estamos fechados. Abrimos hoje às 11h. Deixe sua mensagem e respondemos assim que abrirmos.
O que a mensagem automática não faz
Esse recurso do aplicativo é útil, mas é limitado. Ele envia um texto fixo e para por aí. Na prática, isso significa que:
- Ele não entende o que o cliente perguntou. A resposta é a mesma para qualquer mensagem.
- Ele não consulta agenda nem confirma horário.
- Ele não continua a conversa. Depois do aviso, alguém precisa responder de verdade.
- Ele pode irritar se o cliente pergunta o preço e recebe apenas um aviso de que você já vai atender.
Ou seja, a mensagem automática avisa que você viu o contato, mas não resolve o atendimento. Se o cliente fica esperando até o dia seguinte, ele pode procurar outro lugar.
Quando vale ir além da mensagem automática
Se você recebe poucas mensagens e consegue responder no mesmo dia, saudação e ausência costumam bastar. O problema aparece quando o movimento cresce, você está com a mão na massa e o WhatsApp acumula conversas sem resposta, principalmente à noite e nos fins de semana.
Nesse caso, o passo seguinte é uma recepção digital: um atendimento que responde as dúvidas mais comuns, passa informações do seu negócio e agenda o cliente pelo próprio WhatsApp, a qualquer hora. Ela é montada com as informações reais do seu negócio e funciona dentro do número que você já usa. Mesmo assim, casos mais delicados ainda pedem a sua atenção, e isso precisa ser combinado desde o começo.
Se você quer ver como isso funcionaria no seu tipo de negócio, a P&R Soluções pode mostrar a recepção digital funcionando em um exemplo parecido com o seu, sem compromisso.
Perguntas frequentes
É possível fazer mensagem automática no WhatsApp comum?
Não. O WhatsApp comum não tem saudação nem ausência automáticas. Para isso, é preciso usar o WhatsApp Business, que é gratuito e permite manter o mesmo número.
A mensagem automática do WhatsApp Business responde as perguntas do cliente?
Não. Ela envia um texto fixo, igual para todos, e não entende o que foi perguntado. Para responder dúvidas e agendar sem depender de você, é preciso um atendimento mais completo, como uma recepção digital.
Posso programar a mensagem para só funcionar fora do horário?
Sim. Na Mensagem de ausência você pode escolher enviar sempre, em um horário personalizado ou apenas fora do horário de funcionamento cadastrado no perfil. Vale conferir se o horário do perfil está correto.
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